Las fases del procedimiento administrativo comienzan en el Título VI, artículos 68 y ss de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (en adelante LRJPAC).

En el capítulo primero se regula la iniciación, que podrá hacerse de oficio o por solicitud de los interesados.

Las solicitudes de los interesados se abren a la posible utilización de medios telemáticos e, incluso audiovisuales, para facilitar su formulación, siempre que quede acreditada la autenticidad de su voluntad.

Se regulan asimismo, en este capítulo, otras cuestiones conexas a la iniciación, como el período de información previa, las medidas provisionales para asegurar la eficacia de la resolución, la acumulación de asuntos y la modificación o mejora voluntaria de los términos de la solicitud formulada por los interesados.

El capítulo II, dedicado a la ordenación, recoge los criterios de celeridad e impulsión de oficio, y contiene un conjunto de reglas destinadas a simplificar y agilizar los trámites del procedimiento.

La instrucción del procedimiento se recoge en el capítulo III mediante la regulación de las alegaciones, medios de prueba e informes. Recibe tratamiento específico el supuesto, cada vez más frecuente, de emisión de informes por una Administración Pública distinta de la que tramita el procedimiento, previendo que su no evacuación no paralizará necesariamente el procedimiento, a fin de evitar que la inactividad de una Administración redunde en perjuicio de los interesados.

Recoge también este capítulo el trámite de audiencia, que se efectuará poniendo de manifiesto a los interesados la totalidad del expediente, salvo en lo que afecte a los supuestos de excepción del derecho de acceso a archivos y registros administrativos.

El trámite de información pública, cuando lo requiera la naturaleza del procedimiento, se regula de modo netamente diferenciado de la audiencia, pues ni la comparecencia otorga, por sí misma, la condición de interesado, ni la incomparecencia enerva la vía de recurso para los que tengan esta condición.

El capítulo IV regula las formas y efectos de la finalización del procedimiento, a través de resolución, desistimiento, renuncia o caducidad.

Se introduce la posibilidad de utilizar instrumentos convencionales en la tramitación y terminación de los procedimientos.

La ejecutividad de los actos administrativos y los medios de ejecución forzosa quedan recogidos en el capítulo V. La autotutela de la Administración pública, potestad que permite articular los medios de ejecución que garanticen la eficacia de la actividad administrativa, queda en todo caso subordinada a los límites constitucionales, debiendo adoptarse los medios precisos para la ejecución, de modo que se restrinja al mínimo la libertad individual y de acuerdo con el principio de proporcionalidad.

En el presente artículo vamos a comenzar hablando del capítulo primero “Iniciación del procedimiento”, artículos 68 y siguientes.

Al igual que acontece en los procesos penales, el procedimiento administrativo puede iniciarse de oficio o a instancia de parte “los procedimientos podrán iniciarse de oficio o a solicitud de persona interesada” (art. 68 LRJPAC).

Así los procedimientos se iniciarán de oficio por acuerdo del órgano competente, bien por propia iniciativa o como consecuencia de orden superior, a petición razonada de otros órganos o por denuncia.

El acuerdo de iniciación del expediente es un acto de trámite y por ello, en principio, no susceptible de recurso independiente del acto final resolutorio.

La Ley admite como cautela y antes de que se inicie el procedimiento de oficio, la apertura de un período de información previa con el fin de conocer las circunstancias del caso concreto y la conveniencia o no de iniciar el procedimiento.

El procedimiento iniciado a instancia de parte tiene como vehículo instrumental la solicitud o instancia en la que deberán contener al menos el nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de la persona que lo represente, así como la identificación del medio preferente o del lugar que se señale a efectos de notificaciones; hechos, razones y petición en que se concrete, con toda claridad, la solicitud; lugar y fecha; firma del solicitante o acreditación de la autenticidad de su voluntad expresada por cualquier medio y órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige.

La solicitud también lo puede ser colectiva cuando es formulada en un solo escrito por “una pluralidad de personas que tengan un contenido y fundamento idéntico o sustancialmente similar” a cuyo tenor debemos tener en cuenta lo que preceptúa el artículo 33 LRJPAC “cuando en una solicitud, escrito o comunicación figuren varios interesados, las actuaciones a que den lugar se efectuarán por el representante o el interesado que expresamente hayan señalado, y, en su defecto, con el que figure en primer término”.

También se prevé que las Administraciones Públicas establezcan modelos o sistemas normalizados, cuando se trate de procedimientos que impliquen la resolución de una serie de procedimientos, sin perjuicio de que los solicitantes podrán acompañar los elementos que estimen convenientes para precisar o completar los datos del modelo, los cuales deberán ser admitidos y tenidos en cuenta por el órgano al que se dirijan.

Los solicitantes podrán exigir copias selladas y la devolución de los documentos originales, lo que acordará el funcionario que instruya el procedimiento dejando nota o testimonio, según proceda; pero si se trata del documento acreditativo de la representación y el poder fuese general para otros asuntos, deberá acordarse el desglose y devolución a petición del interesado en el plazo de 3 días.

No obstante si nuestra solicitud adoleciera de algún defecto de forma de los previstos en el artículo 70 LRJPAC y en su caso por la legislación específica aplicable, la Administración requerirá al interesado para su subsanación en un plazo no inferior a 10 días, con indicación de que, si así no lo hiciera, se le tendrá por desistido de su petición, previa resolución que deberá ser dictada por la Administración competente en los términos previstos en el artículo 42 LRJPAC, toda vez que ésta tiene obligación de resolver expresamente todos los procedimientos y a notificarlos cualquiera que sea su forma de iniciación a los interesados en los mismos. Como habíamos indicado, el plazo para subsanación será mínimo de 10 días pues la ley prevé su ampliación en 5 días, a petición del interesado o de oficio, cuando la aportación de los documentos requeridos presente dificultades especiales.

Iniciado el procedimiento, el órgano administrativo competente para resolverlo, podrá adoptar, de oficio o a instancia de parte, las medidas provisionales que estime oportunas para asegurar la eficacia de la resolución que pudiera recaer, si existiesen elementos de juicio suficiente para ello, siempre que éstas no causen un perjuicio de difícil o imposible reparación a los interesados o que impliquen violación de derechos amparados por las leyes.

En los casos de urgencia y para la protección provisional de los intereses implicados, el órgano competente podrá adoptar las medidas correspondientes, que deberán ser confirmadas, modificadas o levantadas en el acuerdo de iniciación del procedimiento, que deberá efectuarse dentro de los 15 días siguientes a su adopción, el cual podrá ser objeto del recurso que proceda.

En todo caso, dichas medidas quedarán sin efecto si no se inicia el procedimiento en dicho plazo o cuando el acuerdo de iniciación no contenga un pronunciamiento expreso acerca de las mismas. No obstante y para el supuesto de iniciación del procedimiento, dichas medidas también podrán ser modificadas a posteriori, de oficio o a instancia de parte, en virtud de circunstancias sobrevenidas o que no pudieron ser tenidas en cuenta en el momento de su adopción.

Por cuanto al lugar donde han de presentarse las solicitudes, lo normal será en la sede del órgano que ha de resolverlas. No obstante la ley facilita la recepción de las solicitudes en los registros de cualesquiera Administraciones Públicas, Administración General del Estado, Comunidades Autónomas o Entes locales, siempre que, en este último caso, existan los correspondientes convenios. También se pueden presentar ante las oficinas de correos “en la forma que reglamentariamente se establezca”. Por último, las solicitudes suscritas por los españoles en el extranjero podrán cursarse ante las representaciones diplomáticas o consulares españolas correspondientes, quienes las remitirán al organismo competente.  (artículo 38 LRJPAC).

Por último decir que las Administraciones públicas impulsarán el empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilización de estos medios establecen la Constitución y las leyes.

Los documentos emitidos, cualquiera que sea su suporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las Administraciones públicas, o los que éstas emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozarán de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por ésta u otras leyes.

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