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El expediente administrativo electrónico.Del papel 0 al cuasi 0.

Podríamos decir que la escritura y el papel han ido unidos de la mano desde siempre y que fue en el Antiguo Egipto, con el papiro, donde comenzaron a utilizarse ciertos materiales vegetales como soporte para la escritura.

Probablemente podríamos estar ante uno de los inventos –el papel- del que más ha dependido y depende el ser humano, pues en él se dejaba y se continúa dejando constancia o fe de nuestros actos que nos ha permitido conocer nuestra historia y escribir nuestro presente, sin olvidar que también gracias a dicho invento se efectuaron y se efectúan, los pagos de la mayoría de transacciones que realizamos a diario.

Podríamos decir que el papel tiene más de 5000 años de historia y ahora de un plumazo se pretende su eliminación ¿alguien lo cree?

No obstante y con la aparición de las nuevas tecnologías, que como sabemos no han celebrado tantos cumpleaños como el papel,  se van introduciendo nuevos soportes para agregar aquellos escritos y documentos que de los que buena parte de ellos van a conformar el expediente administrativo al que vamos a dedicar este post.

¿Qué es un expediente administrativo?

La nueva Ley de Procedimiento Administrativo (Ley 39/2015, de 1 de octubre; en adelante LPAC) nos dice que expediente administrativo es “el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”.

Debemos decir, no obstante regularse dicha figura en la LPAC, que ha sido la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, la que ha dado carta de naturaleza legal, al hecho de que progresivamente vaya desapareciendo el papel de nuestras vidas, al establecer una nueva forma de comunicación o relación de los ciudadanos con las Administraciones Públicas a través de las nuevas tecnologías y al mismo tiempo obligar a las Administraciones Públicas a que se doten de medios y sistemas necesarios para que ese derecho pueda ejercerse.

La propia EM de la LPAC dice que “una Administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico no sólo sirve mejor a los principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino que también refuerza las garantías de los interesados”.

Bueno, ahora sí que podemos decir aquello de “Nunca es tarde si la dicha es buena”; pero seguro que muchos de ustedes pensareis que un proyecto tan ambicioso como éste no va a ser una realidad de la noche a la mañana y que probablemente el Papel 0 finalmente acabe siendo Papel casi o cuasi 0.

De momento algunos aspectos de la relación-comunicación electrónica que establece la LPAC aún no son una realidad y tienen una moratoria de 2 años desde su entrada en vigor.

Nos estamos refiriendo por ejemplo al Registro Electrónico de Apoderamientos, Registro Electrónico, Registro de Empleados Públicos Habilitados, Punto de Acceso General Electrónico de la Administración y Archivo Único Electrónico (DF 7ª).

Así pues hasta el 2 de octubre de 2018 el DIN A4 continuará rulando por nuestras manos de expediente en expediente.

Puesto de manifiesto el concepto de expediente administrativo por la nueva LPAC ésta a continuación aclara que el mismo deberá tener formato electrónico y se formará mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada.

Pero no todos los documentos que obren en poder de la Administración Pública y sirvan de antecedentes y para la fundamentación de una resolución administrativa, van a formar parte del expediente administrativo electrónico. De este modo todos aquellos documentos superfluos como notas, borradores, comunicaciones etc… y que podrían tener la consideración de documentos de mero trámite o burocráticos, no se incluirán en el expediente administrativo y por consiguiente los interesados no tendrán constancia de ellos, pues en modo alguno les serviría para impugnar en su caso la resolución que finalmente se dictase.

Por último deberemos tener en cuenta que cuando el expediente administrativo deba ser remitido al interesado, por ejemplo, si vamos a interponer una demanda contencioso administrativa o una vez interpuesta la misma –procedimiento abreviado, 15 días antes de la vista- se hará de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y en las correspondientes Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI), y se enviará completo, foliado, autentificado y acompañado de un índice, asimismo autentificado, de los documentos que contenga.

El ENI se encuentra regulado por RD 4/2010, de 8 de enero. No obstante también en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, del Régimen Jurídico del Sector Público ex art. 156 se hace mención al ENI al decir que en el mismo se comprende el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deberán ser tenidos en cuenta por la Administraciones Públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad.

Por otro lado tenemos la NTI del expediente administrativo electrónico que tiene por objeto establecer su estructura y formato, así como las especificaciones de los servicios de remisión y puesta a disposición –Resolución de 19 de junio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública-.

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